Retención en la Fuente a los Empleados

Los ingresos salariales pueden estar sujetos a retención en la fuente, siempre que no superen el máximo legal.

Hay que tener en cuenta que, a diferencia de los otros tipos de retención, ésta es progresiva y aumenta en función del salario del trabajador.

Es importante recordar que esta retención sólo se aplica a los pagos realizados a los empleados en virtud de un contrato de trabajo, con una excepción que se tratará con más detalle más adelante. En general, esta retención se refiere a los ingresos percibidos como honorarios en virtud de un contrato de prestación de servicios.

¿Qué se contabiliza en los salarios?

Son todos los pagos originados en un vínculo laboral que sean susceptibles de causar una ganancia neta en el patrimonio en el momento de su percepción y que no hayan sido específicamente exentos, según el artículo 26 del Estatuto Tributario.

Por otro lado, según la legislación laboral, el salario incluye todo lo que el empleado recibe en efectivo o en especie como pago directo por sus servicios, independientemente de que sea una compensación regular, fija o variable.

Como ya se ha dicho, a la hora de valorar la base imponible de los pagos laborales a efectos de retención se tiene en cuenta lo siguiente:

  • Sueldos.
  • Honorarios extraordinarios y horas extras.
  • Comisiones.
  • Gratificaciones no reguladas.
  • Gratificaciones esporádicas e ilegales.
  • Vacaciones.
  • Además, pueden existir otras retribuciones adicionales que caen bajo el paraguas de las señaladas en el E.T.

¿A qué trabajadores se les debe hacer la retención en la fuente?

En teoría, la retención en la fuente sobre los ingresos laborales se aplicará a todo empleado que esté vinculado a una empresa a través de un contrato formal de trabajo y que gane más de 95 UVT cada mes.

Cabe destacar que el empleado tiene la opción de eliminar su base gravable, eliminando la retención en la fuente si sus ingresos laborales superan las 95 UVT pero son menores después de la eliminación.

En cuanto al pago de honorarios, la retención en la fuente para el salario

Los pagos por honorarios derivados de contratos de servicios también deben ser objeto de retención en la fuente por concepto de salarios o ingresos laborales, salvo que el prestador de servicios notifique a la administración o pueda demostrar que no empleó o vinculó a dos o más personas a la actividad, como lo señala el numeral 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario.

Desde este punto de vista, el prestador de servicios debe estar sujeto a la retención por salarios si cumple con tal criterio, pero si no lo hace, se debe imponer la retención por honorarios que corresponda.

Retención en la Fuente – Las Tarifas y Topes

De acuerdo con las reglas del artículo 383 del Estatuto Tributario, el tipo aplicable a la retención por salarios es progresivo; cuanto mayor sea la base imponible, mayor podrá ser el tipo de retención:

Rangos en UVT Tarifa marginal Retención en la fuente
Desde Hasta
0 95 0% 0
> 95 150 19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT) x 19%
> 150 360 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) x 28% mas 10 UVT
> 360 640 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT) x 33% mas 69 UVT
> 640 945 35% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 640 UVT) x 35% mas 162 UVT
> 945 2.3 37% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 945 UVT) x 37% mas 268 UVT
> 2.300 En adelante 39% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 2300 UVT) x 39% mas 770 UVT.

Como se puede ver, la retención en la fuente se aplica a los salarios a partir de 96 UVT y puede alcanzar un tipo de hasta el 39% para los ingresos superiores a 2.300 UVT.

Se depura la base para utilizarla en la retención en la fuente sobre el salario

Los empleados pueden deducir los dineros no constitutivos de renta, ganancias ocasionales y rentas laborales exentas de acuerdo con las reglas del artículo 388 del Estatuto Tributario, tal como lo pueden hacer las personas naturales en su declaración de renta.

En otras palabras, a la totalidad de los ingresos del trabajador se le deben restar todos los demás ingresos, incluidos los exentos dentro de las limitaciones legales y los ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional, para llegar a la base de retención.

Las disposiciones del artículo 206 numeral 10 del Estatuto Tributario, mencionadas en el artículo 388 del Estatuto Tributario, pueden ser deducidas como rentas exentas en el caso de los contratistas independientes a quienes se les aplica la retención en la fuente por ingresos laborales del artículo 383 del E.T.

Ingresos que no son renta, o ganancias ocasional (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional)

Los siguientes son algunos ejemplos de ingresos que no califican como renta o ganancia esporádica que un empleado puede deducir de su base para aplicar la disposición de retención en la fuente por salarios:

  • Las cotizaciones que se deben pagar para participar en el sistema general de seguridad social, tal y como se describe en el artículo 56 del E.T.
  • Según el artículo 55 del E.T., las cotizaciones voluntarias al RAIS y las obligatorias al sistema general de pensiones no pueden superar el 30 por ciento del salario del trabajador. En el caso del RAIS, existe un tope de 3.800 por año.
  • Las aportaciones realizadas al fondo de solidaridad.
  • Se reembolsan los gastos de manutención, alojamiento y transporte.
  • Ayuda financiera del Estado. Art. 46 E.T.

Deducciones

Algunas de las deducciones son las siguientes:

  • El artículo 387-1 establece que los pagos por concepto de alimentación que un empleado recibe de su empresa, sólo se permiten para salarios iguales o inferiores a 310 UVT mensuales y se limitan a 41 UVT mensuales.
  • La deducción adecuada por dependientes económicos, hasta 32 UVT mensuales y el 10% del total de los ingresos.
  • Los intereses pagados por los créditos de vivienda hasta un máximo de 100 UVT mensuales, de acuerdo con las normas del artículo 387.
  • Los aportes patronales hasta un máximo de 16 UVT mensuales por concepto de seguro o cobertura médica para su cónyuge, hijos o dependientes.

Ingresos exentos

Los siguientes ingresos exentos son susceptibles de ser retenidos en la fuente sobre los ingresos laborales:

  • Indemnización por enfermedad o lesión durante el trabajo.
  • La indemnización por protección maternal.
  • Las percibidas para cubrir los gastos de sepelio del trabajador.
  • En consideración a la restricción del artículo 206, número 4, del Estatuto Tributario, las indemnizaciones por despido y los intereses.
  • Las pensiones para los jubilados de hasta 1.000 UVT mensuales.
  • Los rectores y profesores de instituciones reconocidas no pueden incurrir en gastos de representación que superen el 50% de sus salarios.
  • El 25% de los salarios laborales está restringido a 240 UVT mensuales.

Ingresos exentos y restricciones a la deducción.

Para cumplir con los requisitos del artículo 388, numeral 2, del E.T., es importante tener en cuenta que al realizar la depuración de la base sujeta a retención en la fuente por concepto de salarios, la suma de las deducciones y las rentas exentas no puede superar el 40% de la renta líquida gravable (Ley Tributaria).

El cómputo debe hacerse realizando la siguiente acción

  • total de los salarios percibidos.
  • Menos los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional
  • igual a la base imponible neta «Para obtener las deducciones máximas permitidas y las rentas exentas, multiplique esta cifra por el 40%».

Prácticas de retención salarial en la fuente

El empresario que se encarga de la retención en origen de los salarios puede elegir entre dos técnicas de retención en origen; los dos enfoques varían en la forma de calcular el tipo de retención, pero las ideas que pueden utilizarse para depurar la base son las mismas.

Primer paso en el proceso de retención de la fuente

Este proceso se describe en el artículo 385 del código tributario y se distingue por la necesidad de que el cómputo de cada mes se realice por separado. En resumen, la fórmula para calcular la base imponible es la siguiente

  • +Un resumen de todos los pagos laborales realizados durante el mes.
  • – Total de los ingresos que no son rentas o beneficios esporádicos.
  • El total de los ingresos que están exentos.
  • – La suma de las deducciones.
  • Sumar todo hasta este punto para obtener el 25% de renta exenta laboral.
  • – El 25% de las rentas exentas de impuestos laborales.
  • El valor de la base sujeta a retención en origen por salarios sería, por tanto, el resultado de la operación. De acuerdo con la tabla, la base se convertiría en UTM para aplicar el tipo correspondiente.

Segundo paso en el proceso de retención de salarios

A diferencia del proceso 1, que crea la base mensualmente, el método 2 establece un porcentaje fijo semestral, que se utilizará mes a mes durante el semestre para aplicarlo a la base de retención. El procedimiento 2 está previsto en el artículo 385 del código fiscal.

Cada año, este procedimiento se realiza en los meses de junio y diciembre. En estos meses se suman los valores correspondientes a los 12 meses anteriores. Es decir, en junio se suman todos los conceptos necesarios de los 12 meses anteriores hasta mayo del año anterior, mientras que en diciembre se llega hasta noviembre del año anterior.

A los empleados que no llevan un año o más en la empresa se les aplica un porcentaje en función del número de meses que llevan, y la división debe hacerse por la misma cantidad.

El porcentaje fijo para este proceso debe determinarse primero de la siguiente manera:

  • + Total de todos los ingresos durante los últimos 12 meses.
  • – El total de los ingresos de los últimos 12 meses que no incluya rentas o ganancias esporádicas.
  • – La suma de las rentas exentas de los últimos 12 meses.
  • – Las deducciones realizadas en conjunto durante los últimos 12 meses.
  • Sumar todo hasta este punto para obtener el 25% de renta exenta laboral.
  • – El 25% de las rentas exentas de impuestos laborales.
  • Por el número de meses correspondiente, dividir el total.
  • Dividir el monto por el valor de la UVT para obtener la base en UVT, y luego ingresar el valor en la tabla del artículo 383.
  • El resultado debe multiplicarse por 100 y dividirse por la base en UVT.

Como resultado se obtendrá el porcentaje fijo de retención, el cual debe ser multiplicado por la base, la cual debe ser calculada mensualmente, como se indica en el procedimiento 1. Como el porcentaje fijo sólo debe calcularse una vez por semestre, no es necesario volver a utilizar la tabla de tarifas.

Retención para pagos inferiores a 95 UVT

El porcentaje debe aplicarse todos los meses, aunque la base imponible de uno de ellos no llegue a 95 UVT, cuando se utiliza el método 2.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.